Workshop: 6 aspetti della location da non sottovalutare

Molti sono i fattori che possono influire sul successo di un workshop che abbiamo organizzato. L’interesse e il coinvolgimento dei partecipanti, ad esempio. Oppure la pianificazione dell’attività e l’organizzazione delle risorse e dei tempi.
Oggi però vogliamo concentrarci su un aspetto fondamentale, cui spesso durante la fase organizzativa non si dà abbastanza importanza. Per poi accorgersi ad attività avviata di quanto possa influire sul successo del workshop.
Stiamo parlando della location e degli aspetti da non sottovalutare per sceglierla.

1. Posizione e accessibilità

Spesso, per risparmiare, si preferisce organizzare i workshop direttamente all’interno dell’ufficio. Raramente però negli uffici ci sono spazi ben attrezzati e adatti per ospitare questo tipo di attività. Il risultato è che il workshop risulta sacrificato.
Il nostro consiglio è invece quello di cercare delle soluzioni all’esterno dell’azienda.
Anche perché lavorare fuori sede potrebbe essere utile per far uscire le persone dalla loro tipica mentalità o dalla loro comfort-zone.
Ovviamente dobbiamo però cercare una location che sia comoda da raggiungere per tutti i partecipanti. Verifichiamo quindi che sia vicina a una stazione e facilmente raggiungibile con i mezzi o in taxi.

2. Spazio

Scegliere la sala giusta, delle giuste dimensioni, è molto importante. Non deve essere troppo piccola: tutti i partecipanti devono potersi muovere e spostare comodamente. Non deve essere troppo grande, o l’ambiente risulterà dispersivo.
L’opzione migliore è rivolgersi a strutture che mettono a disposizione sale di diversa capienza, in modo da avere più scelta e capire quale fa al caso nostro.

3. Uso fluido della sala

Cosa si intende con uso fluido della sala? Con questo termine indichiamo la possibilità di adattare la sala e i suoi arredi alle nostre esigenze. Ad esempio la possibilità di modificare facilmente la disposizione dei tavoli e delle sedie. I workshop sono attività dinamiche, in cui i partecipanti si devono muovere e spesso dividere in gruppi: la location deve quindi essere ugualmente “dinamica”.

4. Illuminazione

L’illuminazione di una sala influisce sulle capacità di concentrazione e attenzione dei partecipanti. Le location migliori sono quindi quelle ben finestrate, perché assicurano un’ottima illuminazione naturale. Se poi queste finestre offrono anche una vista piacevole, ancora meglio!
I partecipanti al workshop devono passare molto tempo nella stanza scelta: il fatto che ci siano finestre permetterà loro di non sentirsi chiusi e costretti in un ambiente opprimente.

5. Attrezzature

Ovviamente, prima di scegliere la location, assicuriamoci che sia fornita di tutte le attrezzature necessarie alla buona riuscita del nostro workshop. Cancelleria, microfoni, lavagne, proiettori, wifi. Pensate a cosa vi servirà e verificate che sia presente nella location scelta.

6. Servizio di ristorazione

Un partecipante ben nutrito è un partecipante felice.
Detta in questo modo può sembrare una battuta, ma è effettivamente così. Per questo quando scegliamo la location per il nostro workshop, dobbiamo considerare come e dove mangeranno i partecipanti.
La scelta migliore e più comoda è quella di optare per una location in cui sia offerto anche il servizio di ristorazione. Questo ci permetterà di organizzare facilmente coffee break (sempre molto apprezzati) e rinfreschi.