Quando si organizzano eventi aziendali fuori sede, come conferenze, meeting o congressi, ci sono sempre molti aspetti legati alla logistica da tenere presenti: gli spostamenti, il numero di persone, la capienza delle sale e l’organizzazione rinfreschi sono tutti elementi importanti da valutare prima di scegliere alla location.
Oggi vogliamo mostrarvi i motivi per cui scegliere un hotel come sede per un evento aziendale può essere una strategia vincente, che ci aiuterà a ottimizzare la parte logistica e organizzativa e a garantire un risultato di alta qualità.
1. Si evitano spostamenti inutili
Quando si organizza un evento che coinvolge molte persone, si deve sempre tenere presente che scegliere una location diversa dal luogo di pernottamento comporterà una spesa notevole in termini non solo di budget ma anche di tempo. Ognuno degli ospiti, ad esempio, dovrà organizzarsi per spostarsi all’interno di una città poco conosciuta, probabilmente ricorrendo a un taxi: ciò inciderà sulla spesa complessiva. Nella pianificazione del programma, si dovrà poi tenere presente il ritardo “organico” che sempre si matura quando molte persone si devono spostare da un luogo a un altro. Tutti questi contrattempi e sprechi sono evitabili scegliendo come location un hotel che dispone di sale conferenze. In questo modo il luogo di pernottamento coinciderà con quello del meeting, riducendo lo spreco di tempo e risorse. Inoltre, i partecipanti gradiranno il fatto di non doversi spostare (cosa che comporta stress) e potersi quindi rilassare maggiormente.
2. Gli hotel sono facili da trovare
Può sembrare una sciocchezza, ma una location facile da raggiungere è sempre considerata dai partecipanti come un aspetto molto positivo.
Di solito gli hotel si trovano in posizioni ottimali e centrali, anche rispetto alle stazioni ferroviarie e ai mezzi di trasporto pubblico, perché i turisti devono saperli trovare facilmente. Spesso dispongono anche di un utile servizio navetta da e per la stazione o l’aeroporto.
Inoltre sui loro siti vengono date tutte le informazioni utili su come trovarli.
Insomma, scegliere un hotel come location è anche un modo per semplificare il viaggio a chi partecipa al nostro evento.
3. Servizio di ristorazione interno
Scegliere un hotel che dispone di servizio ristorante permette di risparmiare tempo prezioso. Durante la fase organizzativa non dovremo preoccuparci di trovare un catering di qualità che sia disponibile nei giorni del meeting e nella città in cui si svolgerà il nostro evento aziendale. Oppure, non dovremo andare alla ricerca di un ristorante abbastanza vicino alla location con cui concordare una convenzione.
L’hotel infatti si occuperà di tutto: dalla colazione al pranzo, senza tralasciare il coffee break che tanto piace a chi partecipa a questo tipo di eventi. Tutto sarà organizzato e preparato all’interno dell’hotel: una garanzia di qualità per quanto riguarda i prodotti e le pietanze offerte (niente di riscaldato o preparato in anticipo).
4. Staff competente e pronto a intervenire
Scegliere un hotel come location per il nostro meeting o congresso aziendale ha poi un altro importante vantaggio: insieme alla location, si sceglie anche uno staff competente, che conosce l’hotel, le sale conferenze e le attrezzature messe a disposizione. Uno staff che ha esperienza nell’allestimento delle sale e nell’organizzazione di tutti i piccoli aspetti che contribuiscono a rendere perfetto un evento aziendale. Uno staff, infine, sempre presente e pronto a aiutarci nel risolvere eventuali problemi e contrattempi.