I meeting, i congressi e le conferenze sono una parte importante, se non essenziale, dell’attività aziendale. Servono per condividere idee, prendere importanti decisioni e per coinvolgere e aggiornare il personale riguardo alle novità, i successi e gli obiettivi della compagnia.
Per questo, gli organizzatori e i relatori concentrano la maggior parte delle loro energie nel pianificare l’incontro e nella realizzazione di presentazioni e materiali graficamente accattivanti. Ma c’è un altro aspetto che può incidere molto sulla buona riuscita di un qualsiasi incontro aziendale: la location.
Perché la location è importante?
Si sa, la prima impressione conta sempre. E quando si parla di congressi o meeting, la prima impressione è data dalla location.
Anche solo scegliere di svolgere il meeting in una destinazione attraente da un punto di vista paesaggistico e culturale può influire positivamente sul buon esito dell’evento.
Ci sono poi degli aspetti pratici molto rilevanti, sempre legati alla location, che possono contribuire al vostro meeting perfetto, o addirittura determinarne il successo.
Vediamoli nello specifico.
La sala
Scegliere lo spazio giusto per il tipo di evento organizzato è importantissimo.
Bisogna tenere presente il numero di persone coinvolte e il tipo di attività che si svolgerà e in base a questo scegliere la sala più indicata. Un’ottima idea è quella di rivolgersi a strutture che dispongono di più spazi, con capienza diversa, in modo da farsi un’idea chiara di ciò di cui abbiamo bisogno. Se poi questi spazi consentono un uso fluido della sala, cioè sono spazi i cui elementi d’arredo possono essere spostati e modificati a seconda delle esigenze, allora ancora meglio. Anche solo la possibilità di cambiare la disposizione dei tavoli e delle sedie, per adattarli al tipo di evento previsto, può essere un fattore fortemente incisivo.
Un altro aspetto legato alla sala che non va sottovalutato è il tipo di illuminazione. Ognuno di noi ha sperimentato come il trovarsi in un ambiente cupo, poco illuminato o illuminato solamente con luci artificiali diminuisca la nostra capacità di attenzione, procurando spesso sonnolenza e distrazione. Al contrario, è stato dimostrato che gli ambienti illuminati da luce naturale influiscano positivamente sulle capacità di apprendimento e di concentrazione del nostro cervello e aumentino la produttività negli ambienti di lavoro. Optare quindi per una sala con finestre ampie, che magari regalano una bella vista esterna, aiuterà a migliorare l’esperienza vissuta dai partecipanti al nostro meeting.
Attrezzature
Quando si programma una conferenza o un meeting e si sceglie la location, è utile verificare subito che la struttura metta a disposizione tutte le apparecchiature tecniche di base come schermi per la proiezione, lavagne a fogli mobili, diverse tipologie di microfoni etc. Alcune location danno anche la possibilità di richiedere strumentazioni più avanzate (come i videoproiettori), insieme all’assistenza di un tecnico. Un modo per rendere ancora più coinvolgente ed efficiente il vostro meeting.
Servizi aggiuntivi
Anche i servizi aggiuntivi che vengono proposti insieme alla location vanno valutati con cura perché contribuiscono a determinare il successo di conferenze, congressi e meeting.
Un consiglio può essere quello di cercare una struttura che oltre alle sale offra anche un buon servizio di ristorazione. I vantaggi sono numerosi: voi risparmierete tempo, evitando di dover trovare un catering o ristoranti più o meno vicini all’evento, e i vostri ospiti potranno godere di un servizio ben organizzato e collaudato. Di solito, poi, i pacchetti che offrono queste location munite di servizio ristorante sono molto vantaggiosi!
Durante i break, soprattutto se il vostro meeting dura più di un giorno, è opportuno offrire ai partecipanti la possibilità di svagarsi in qualche modo. La presenza di campi da tennis o calcetto, la possibilità di fare degustazioni o avere un intrattenimento musicale sono tutti aspetti da valutare molto positivamente quando si sceglie la location: queste attività permetteranno ai partecipanti di rilassarsi in vista degli incontri, lasciando loro una percezione positiva di tutto l’evento.
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